働くこと

5秒の業務効率化が残業時間削減の第一歩になる

2017/01/13

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上司って部下の意見を聞かないの?

WEBの反応を見て「意見」の意味を考えた

blogosに例の働くママの記事の話が取り上げられてるよ、と教えてもらった。
ほんとだ!と覗いてみて、まずタイトルに驚いた。

『「部下が全員働くママになったら残業時間が減った」にネット注目 「普通程度の上司はここまで下の意見拾ってくれない」』

そうなの?上司ってメンバーの意見をあんまり聞かないの?

不思議に思ったので、他のWEB上の反応も覗いてみた。
そうすると、働くママからの「私にはここまでできないかも。。」という声や、逆に上司側からの「うちの働くママは意見をあげてこない」といった声もちらほらあった。

それを見て、「意見」という言葉が大げさに捉えられているのかなと考えた。

意見とは、どんなに小さくても意見であり、大切なもの

とてもいい話だなと思ったブログがある。
働くママのMilkyさんという方が書いたこの記事だ。

Milkyさんの上司も働くママなのだろうか、上司から早朝に仕事のメールが届くらしい。
上司から「早朝メールしてプレッシャー与えていないか?」と声をかけられて、「そこしか働く時間がないのはこちらも同じなので全く心配なし!」と答えたのだそう。
こういう小さなコミュニケーションが業務の効率化になる。

この上司の以前の部下は、早朝にメールが来ることを、ガツガツ働くことを暗にリクエストされていると受け取ったそうだ。
勝手な妄想であるが、この部下は辛かったと思う。
上司から早朝にメールが来るたびに、「うげっ!また来た!」と思っただろう。

上司も辛かったと思う。
メールを一通書き上げるたびに、「5時半か…今送っても大丈夫かな…でも後にすると送るの忘れそうだし…いいや、送ってしまえ、ごめんね、えい!」と逡巡していただろう。

部下が「うげっ!」と思っている間、思考が止まる。手も止まる。
一度止まった思考と手を再度動かすにも、ほんのわずかであっても時間がかかる。
上司が「大丈夫かな…」と逡巡している間も、秒針はカチカチと進んで行く。
業務の効率化とは、こういう手が止まる時間を削っていくことなのだ。

もしこの部下の方が「早朝にメール来てますけど、私もその時間から対応した方いいですか?」と聞いたり、上司の方が「早朝にメールしてるけど、気にしないでね」ということができたら、それはもう立派な意見の表明で、業務の効率化なのだ。

残業時間削減は、小さなことの積み重ねから生まれる

まずは5秒の削減でいい

「業務を効率化して、1時間削減しなさい」と言われたら、相当大きく何かを変化しなくてはいけない。
その案はなかなか浮かばないし、内容も大掛かりなものになって、実行するにも時間がかかるだろう。

でも、5分の時間削減を12個するのであれば、ハードルは下がってくる。
1分の時間削減を60個するのであれば、自分一人で完結できることも増え、更にハードルは下がるだろう。

もし5秒だけでも時間を削減することができたなら、最初は自分でも気づかないくらいの削減であっても、積み重なっていくうちに、仕事がやりやすくなっていることに気づく。

一番大切なことはストレスを減らすこと

実は、5秒の時間削減には、5秒以上の意味がある。

先のMilkyさんの職場の話で、部下が「うげっ」と思っている時間や上司が逡巡している時間は5秒あるかどうかだろう。
しかし、コミュニケーションによって5秒の無駄がなくなることで、もう一つ無くなったものがある。
それは、ストレスだ。

「うげっ」と思ったこと、そのこと自体は15秒後には忘れているかもしれないが、心には「うげっ」という記憶が刻まれる。
それが積み重なると、会社に行ってメールを立ち上げるのが億劫になる。
さらに積み重なると、会社に行くことすら億劫になる。
そういう気持ちの時は、エンジンがかかるのが遅くなり、手を動かすのも遅くなる。
5秒の手の止まりが、もっと大きな非効率に繋がるのだ。

業務の効率化のヒントは、このような小さなストレスの中にある。
自分の中と、チームの中に、ささやかなストレスがないかを探して、それを無くすことができたら、それこそが業務の効率化で、残業時間削減への一歩なのだ。

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