業務改善とは小さな「面倒くさい」を無くしていくこと

この10月に、会社のとある部署が独立して、新しい一つの会社となった。
その新しい会社の経理を、私とグループ会社から転籍してきたメンバーと2人ですることになった。

彼女が請求書や領収書を元に仕訳をする。
私は、請求書や領収書と、経理システムから吐き出された仕訳リストと、銀行への支払依頼データの3つを照らし合わせてチェックをする。

小さな我慢

2人体制になって一ヶ月が経ち、ふと思いついて聞いてみた。
「伝票チェックの後、3種類の書類がどういう順番で重ねてあるのが嬉しい？」
「一番上が銀行の紙、次が仕訳、一番下が請求書がいいです！」
即答だった。

ダミーなので領収書の宛名欄が空白です。実際はちゃんと宛名を入れてもらいましょう

この順番でファイリングをしているので、最初からこう重なっていれば、並び替えの手間が省けるらしい。
即答だったということは、きっと並び変えるのが面倒だと感じていたのだろう。
気づかなくてごめんね。

業務改善とは小さな「面倒くさい」を無くしていくこと

チェックの後に、重ねる順番を意識することは、全く手間ではない。
しかし、それによってファイリングの際の並び替えという作業が省けて、ほんの数分であるが、業務時間の短縮に繋がる。
それより何より「面倒くさい」と思う気持ちが一つ消えて、心がわずかに楽になる。

業務改善というと、大掛かりな業務フローの変更などをイメージするかもしれないが、こういう小さな「面倒くさい」を無くしていくことも、効果的な業務改善である。
小さな「面倒くさい」作業にかかる時間は数分、いや数秒かもしれないが、この数秒がどんどん積もって残業に繋がっていく。
「これくらいならいいや」と自分に言い聞かせがちな小さな「面倒くさい」だが、この小さな我慢が積もり積もってイライラの元になる。

残業時間削減は、小さなことの積み重ねから生まれる

「業務を効率化して、1時間削減しなさい」と言われたら、相当大きく何かを変化しなくてはいけない。
その案はなかなか浮かばないし、内容も大掛かりなものになって、実行するにも時間がかかるだろう。

でも、目の前のほんの小さな改善でも、充分に効果はある。

まずは5秒の削減でいい

例えば、5分の時間削減を12個すれば、1時間の削減になる。
1分の時間削減を60個するのであれば、更にハードルは下がるだろう。

もし5秒だけでも時間を削減することができたなら、最初は自分でも気づかないくらいの削減であっても、積み重なっていくうちに、仕事がやりやすくなっていることに気づく。

一番大切なことはストレスを減らすこと

5秒の時間削減には、5秒以上の意味がある。

先の職場の話で、部下が私から渡された伝票を見て「面倒だな…」と思う時間は5秒あるかどうかだろう。
しかし、この5秒の無駄がなくなることで、もう一つ無くなったものがある。
それは、ストレスだ。

「面倒だな」と思ったこと、そのこと自体はすぐに忘れているかもしれないが、心には「面倒だ」という記憶が刻まれる。
それが積み重なると、ファイリング待ちの伝票の束と向かい合うことが億劫になる。
さらに積み重なると、会社に行くことすら億劫になる。

そういう気持ちの時は、エンジンがかかるのが遅くなり、手を動かすのも遅くなる。
5秒の手の止まりが、もっと大きな非効率に繋がるのだ。

業務の効率化のヒントは、このような小さなストレスの中にある。
自分の中と、チームの中に、ささやかなストレスがないかを探して、それを無くすことができたら、それこそが業務の効率化で、残業時間削減への一歩なのだ。