他部署の人を注意する時に気をつけないといけないこと
他部署の人を注意する
仕事をやっていて、「この人、なんでこんなやり方でやっているのだろう？」だったり、「これをやったらまずいのでは？」と思うことがあるとする。
自分と同じ部署のメンバーであれば注意はしやすいが、それが違う部署のメンバーである場合、注意の仕方によっては新たな問題が起きる場合がある。
新たな問題が起こる原因は、大きく分けて2つある。
・方針が違う
・その部署の上司が、自分の面目が潰されたと感じる
方針が違う
会社員にとって困ることの一つに、「相反する指示がくる」というものがある。
自分は上司の指示に従って物事を進めているときに、違う人からそのやり方を否定され、違うやり方でやるように言われたら、混乱するのは当然だ。
言ってきた相手が役職者であると、ますます困るだろう。
例えば、違う部署の自分の同期に「そのやり方じゃなくて、こうやった方がいいよ。」と言われたら、「でも、うちの上司にこうやれと言われたんだ」と答えて、一緒に「どうなんだろうねえ？」と言って終わらせることができる。
しかし、違う部署の自分より役職が上の人に「そのやり方じゃなくて、こうやりなさい」と言われたら、言ってきた人の役職が上であればあるほど、指示に反する行動は取りにくく、どうすればいいか困る。
※なお、一人の人間から相反する指示が発せられることが一番混乱するが、これは本題から離れるので、今日は触れない。
その部署の上司が、自分の面目が潰されたと感じる
課長という立場から言うと、自分の部下が他部署の人に注意されるとき、心に何らかの感情が発生する。
「私が注意しなくちゃいけないのに、代わりに言わせて申し訳ない」
「うわ、気づいてなかった。周囲の人はよく見てるんだなあ」
中には、こういう感情が発生する人もいる。
「私の注意が足りないと、批難している？」と自分が怒られているように感じる人。
「俺が何もしていないと、周囲に知らしめようとしているのか？」と自分が侮辱されているように感じる人。
このような感情が発生すると、注意してくれた相手にマイナスの感情を持つ。
相手のことを「怖い」「細かい」「口うるさい」と思って避けるようになる場合もある。
相手の部署の至らないところを見つけて、鬼の首を取ったかのように誇らしげに注意してみたりもする。
避けるにしろ対抗するにしろ、社内の風通しを良いものにはしない。
目次
対応策
良かれと思って注意したことが相手を混乱させる結果に終わるのは悲しい。
そのままストレートに注意すると裏目に出そうだと思う時に、できる対応はいくつかある。
注意したい内容や、注意したい人と自分の関係性によって、使えるものと使えないものがある。
また、どの方法を使うにしろ、上から注意するより、「そのやり方でいいの？」と質問する気持ちでいる方がいい。
注意したい人の上司の前で話す
注意したい人とその上司が一緒にいる時（2人の席が近いとありがたい）、世間話のように「どうしてそれをやるの？」と軽い調子で持ち出す。
違うやり方を提案できるなら「こういうやり方の方がやりやすくない？」と聞いてみる。
「あ、それいいですね」となれば、それでいい。
「うちでは、あえてこのやり方にしているんです」と返ってきたら、「そうなの？」と話を聞いてみて、理由があってそのやり方でやっているのなら、そのやり方を尊重すればいい。
ある人にとって最善の方法が、その人にとって最善であるとは限らないのであるから、もし理由があってその方法を取っているなら、それを優先した方がいい。
上司にのみ言う
注意したい人とその上司が2人一緒にいないときは、どちらか一方に話すことになるが、その場合は上司の方に話した方がいい。
前述の通り、理由があってそのやり方をやっている場合には、その考えを聞くことができる。
もし、提案したやり方の方がいいとなっても、最初に指示した上司が「やり方変えます」と説明した方が、部下は混乱しないで済む。
自分の上司に話す
自分で直接言うのは難しい場合、自分の上司に相談する手もある。
上司としても、その問題の現場に気づいていなければ、すぐに動くのは難しいだろうが、機をみて話をしてくれるだろう。
全体にお知らせ
内容によっては、個人に直接言わなくても、全体に広報すればいいものもある。
上司に相談して、全体への広報をお願いするのも一つの手だ。
注意は会社をよくするため
他部署の人を注意するのは難しい。
ただ、他部署だからこそ、気づけることもある。
注意する方もされる方も「会社を良くする」という共通の目的があれば話はスムーズに進むので、話をする前にそう一言添えるといいだろう。
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