業務効率化を嫌がる会社を変えるためにできること

「うちは上司が話を聞いてくれないから、業務の効率化なんてとても無理」という声を聞く。
確かにそういう上司はいる。
「余計なことは考えずに、言われたことだけやっておけ」というタイプの上司に、私も会ったことがある。

そういう人に「話を聞いて」と訴えても、その人は変わらないだろう。
そういった環境にいるときに、やれることは一つだけある。
もちろん、それをやったとしても、その人が変わるかは分からない。
でも、やってみて損はしない。

それは、「自分が変わる」ということだ。

業務の効率化の始め方

自分だけで完結できる業務から始める

周囲の協力が得られるか分からない場合、まずできることは、自分一人で完結する業務の効率化を図ることだ。
例えば、メールの返信やファイリングや書類作成など、一人でやっていることがあれば、まずそこから始める。

小さなことでも面倒だと感じることや惰性でやっていることを見つけて、それを無くしたり省力化できないか考えて、実行する。
数分、もしくは数秒の短縮はやっても効果がないと思うかもしれないが、面倒なことが楽になる心理的な効果は大きいし、こういう小さな積み重ねが後から効いてくる。

周りの人も楽になることをする

自分だけでは完結しない業務で、これをしたら自分だけではなく他の誰かも楽になることがあれば、その人も巻き込んでみよう。
自分が面倒だと思っていることは、他の誰かも面倒だと思っているので、快く協力してくれるだろう。

例えば、備品置き場が使いにくい、とする。
それを、多くの人がよく使うものが何かを聞いて、すぐに取り出せるように配置を変えることは、多くの人に関わる大切な業務改善である。
「前から私も使いにくいと思っていたの！」と手伝ってくれる人もいるだろう。

もしかしたら、勝手に並び替えると文句を言う人も出てくるかもしれないが、事前に「使いづらいと思うところはないですか？」とヒアリングすると、自分も並び替えに関わったことになるので文句が言いにくくなる。
文句を言いそうな人が事前に見当つく場合は、最初に声を掛けてしまうのも手である。

周りの人の面倒を取り除くと感謝されて、自分も嬉しくなる。
そして周りの人も面倒がなくなる快適さを知ると、「あれも何とかならないかな」「これも変えられるよね」といった話が自然と出てくるようになって、効率化の仲間ができる。

何人かで協力して、日々の業務を快適にしていくことは、楽しい仕事である。

もし変化を拒否されたら

拒否されたら、理由を聞いてみよう

変化が起きることを嫌がる人もいる。
もし改善を提案して拒否されたら、引き下がる前に理由を聞いてみよう。
「どうしてダメなのですか？」という質問は、相手の器の大きさがわかる、実に怖い質問である。

理由がある場合

自分では気づいていなかった、業務を変えてはいけない理由があるかもしれない。
法律的な問題など、その内容によっては、諦めた方がいい場合もある。
そのときは、「その理由を解決する方法がありますか？」という質問をすることで、違う解決策が出てくる場合もある。

理由によっては、どうしても改善が難しい場合もある。
しかし、改善にNGが出ても、その理由が明確で、話し合いができるのなら、その人のことは信頼して、この先も業務改善の相談をして問題ないだろう。

理由がない場合、あってもこじつけ感が満載な場合

変化＝面倒なこと、と捉える人は少なくはない。
その場合、今までのやり方を続ける方が面倒だということを説明することが必要だ。
試しにやってみてしまってもいいかもしれない。
そういう人にとっては、既に動いてしまっていることを止めることも面倒なので、まず試しにやってみて、問題が起きないことを証明できれば、そのままOKとなる場合が多い。

また、世の中には、変化＝自分自身の否定、と捉える人が少なからずいる。
改善を、今まで自分がしてきたことへの否定と捉えて、それが自分自身が否定されているという発想に繋がってしまうのだ。

そういう場合には、「今までしてきたことは、その業務を始めた頃には最善だったことだけど、今は状況が変化して、もっといい案が生まれた」ということを、根気強く説明するしかない。
今までのことについて感謝して、これまでのことは認めていること、そのうえで更なる改善をしたいことを伝えていくしかない。

自分が変わると起きること

「変化」は周りに影響を及ぼす

人にいくら「変わろうよ」と言っても、たぶんその人は変わらないだろう。
でも、身近な人がプラスの方向に変化していくのを見たとき、人は「自分も変わりたい」もしくは「自分も変わらなくては」と思うものである。

自分が小さな改善を繰り返し、仕事が少し楽になったり、楽しくなったりしていったら、それを見ている人たちも変わってくる。
まさか動くと思わなかった上司でさえ、部下が楽しそうに仕事をしていたら、嬉しくなって自分も手を貸したいと思うものだ。
（もし部下が喜んでいるのを見ても嬉しくならない上司がいたら、残念ながら効率化以前の問題がそこにはある。とはいえ、そういう問題があると認識できることは、自分の将来を考えるうえでの材料の一つになるので、悪いことではない）

こうして、小さな変化が広まって、大きな変化に繋がっていく。

スキルアップになる

その会社内でしか通用しないスキルと、どの会社でも必要となるスキルがある。
業務改善で身につくスキルは、どの会社でも必要となるスキルだ。
例えば、
・小さな改善点にさえ気づける認知力
・気づいたことに取り組める行動力
・周囲を巻きこむ巻き込み力
こういった力は、どのような業種の会社、どのような部署でも必要なスキルである。

身近な小さな改善を積み重ねると、自然にこういう力が発揮できるようになる。
これは、例えば転職するときに、自分の長所としてアピールできるスキルとなる。

最後に

変化を起こすことは、億劫なことでもある。
でも、重い岩を転がすときに、一番重いのは最初の一押しで、あとは勢いを増してどんどん転がっていく。
そして転がるときには、周りを巻き込んで転がっていくのだ。

誰かが一番初めに変わらないと、何も変わらない。
まずは自分が小さなことから変えてみることが、すべての始まりとなる。

部下が全然動かない場合