働くこと

業務改善とは小さな「面倒くさい」を無くしていくこと

2017/10/13

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新しい部署で仕事が始まった

この10月に、会社のとある部署が独立して、新しい一つの会社となった。
その新しい会社の経理を、私とグループ会社から転籍してきたメンバーと2人ですることになった。

彼女が請求書や領収書を元に仕訳をする。
私は、請求書や領収書と、経理システムから吐き出された仕訳リストと、銀行への支払依頼データの3つを照らし合わせてチェックをする。

どうやら小さな我慢をさせていたようだ

2人体制になって一ヶ月が経ち、ふと思いついて聞いてみた。
「伝票チェックの後、3種類の書類がどういう順番で重ねてあるのが嬉しい?」
「一番上が銀行の紙、次が仕訳、一番下が請求書がいいです!」
即答だった。

ダミーなので領収書の宛名欄が空白です。実際はちゃんと社名を入れてもらいましょう

ダミーなので領収書の宛名欄が空白です。実際はちゃんと宛名を入れてもらいましょう

この順番でファイリングをしているので、最初からこう重なっていれば、並び替えの手間が省けるらしい。
即答だったということは、きっと並び変えるのが面倒だと感じていたのだろう。
気づかなくてごめんね。

業務改善とは小さな「面倒くさい」を無くしていくこと

チェックの後に、重ねる順番を意識することは、全く手間ではない。
しかし、それによってファイリングの際の並び替えという作業が省けて、ほんの数分であるが、業務時間の短縮に繋がる。
それより何より「面倒くさい」と思う気持ちが一つ消えて、心がわずかに楽になる。

業務改善というと、大掛かりな業務フローの変更などをイメージするかもしれないが、こういう小さな「面倒くさい」を無くしていくことも、効果的な業務改善である。
小さな「面倒くさい」作業にかかる時間は数分、いや数秒かもしれないが、この数秒がどんどん積もって残業に繋がっていく。
「これくらいならいいや」と自分に言い聞かせがちな小さな「面倒くさい」だが、この小さな我慢が積もり積もってイライラの元になる。

 

普段、自分がどんな我慢をしているか、周囲に我慢させているかを意識して、解消の方法を考えることが、今日からできる業務改善の一歩である。

 

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