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働くこと

欠勤連絡。電話よりLINEの方が優れている理由

2017/03/16

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欠勤連絡はLINEではダメなの?

私の課では、遅刻や欠勤の連絡はLINEでもらっている。
夫の会社では、こういった連絡は電話でなければいけないそうだ。
今時そういう会社があるのかと驚いたが、どうやら結構あるらしい。

 

欠勤連絡がLINEの方が優れている理由

連絡する側

いつでも連絡ができる

電話で欠勤連絡をする場合には、始業時間の15分〜5分前と、タイミングを見計らわなくてはいけない。
体調が辛くて起きていられないとき、その時間が来るまで眠ることもできずウツラウツラと無理をして待つ、この時間は無駄である。
LINEで連絡ができれば、今日は出社は無理だと判断したその場で連絡をして、あとはぐっすりと休むことができる。
その分、体調の回復も早いだろう。

もし病院に行く場合、病院の待合室で電話をかけるのは、はばかられる。
名前を呼ばれるのではないかとソワソワしながら、外に電話をしに出るタイミングを図るのは、病の身には億劫だ。

これがもし、子供の病院の付き添いだったらどうだろう。
片手にぐったりしている子供を抱き(もしくは熱でテンションが上がっている子供を押さえつけ)ながら、名前を呼ばれるのではないかと気にしながら、電話を掛けるといった、複雑なマルチタスクを披露するのは業務時間だけでいい。

もしLINEで連絡ができるのならば、このような気を使わなくていいのだ。

 

連絡を受ける側

出勤状況が早く分かる

メンバーの欠勤が早くわかれば、上司としても仕事の割り振りを早く考えられるし、他のメンバーにとっても準備ができる。
始業時間直前の、その日の動き方を考えたあとに、欠勤連絡をもらって、もう一度その日の動きを組み直すのは時間の無駄である。

 

欠席連絡をLINEでする際の注意点

直接話す電話と違って、LINEでは相手が「スマホを忘れた」などの理由で読んでくれない可能性もある。
もし始業時間になっても既読になっていないことに気付いたら、電話をした方がいいだろう。
ただ、課の全員で欠勤連絡用のLINEグループを作っていれば、メンバー全員がスマホを忘れるといったことは考えにくいため、可能性は低い。

 

電話派の言う、欠勤連絡を電話でするべき理由

どうして電話でなくてはダメなのか聞いてみたら、非常に歯切れの悪い答えが返ってきた。

直接話すことが礼儀

遅刻や欠勤というのは大切なことなので、こういう大切なことは電話で話さなければいけないらしい。

気軽な連絡手段のためズル休みをする

直接声を聞かせる電話と違って、文字だけで完結するLINEはズル休みがしやすい、らしい。

LINEは一方通行の連絡手段である

電話であれば欠勤時の引き継ぎが行えるから、電話の方がいいらしい。

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欠勤連絡を電話でするべき理由の解決方法

欠勤連絡を電話でするべき理由があるのは分かったが、解決方法を考えてみる。

直接話すことが礼儀

「直接話すことが礼儀」というのは思い込みにすぎない。
電話でも失礼な物言いはいくらでもある。
電話であろうとLINEであろうと、礼儀正しいかどうかは、伝え方次第だ。
確かにLINEで、「Yeah!!!」といったスタンプと共に欠勤連絡が来たら引くかもしれないが、休むことがきちんと伝わる丁寧な文章であれば、礼儀にかなっている。

気軽な連絡手段のためズル休みをする

ズル休みは「させないこと」ではなく「どうしてするか」の方に意識を向けた方がいい。

私は、ズル休みは、メンバーの状態を把握するための貴重な情報だと考えている。
社外や他部署の人との会議が入ってない日のズル休みで、他の人の手を借りずに仕事の締切を守れる場合には、たまにであれば見逃していいと思っている。
しかし、大事な会議をすっぽかしたり、仕事の締切に影響が出るようなズル休みをする場合には、メンバーが精神的な問題を抱えている可能性が高い。

もしメンバーが頻繁にズル休みをしたり、周囲に迷惑をかけるようなズル休みをする場合には、個別に面談時間を設けてメンバーの状態をヒアリングする必要がある。

電話でハードルを上げてズル休みをさせないことより、ズル休みをどうしてするかを聞いて、その問題を解決する方が、組織の健全化に繋がる。

LINEは一方通行の連絡手段である

これについては、返信すればいい。

 

欠勤連絡はLINEにしよう

電話派にも言い分はあるのだろうが、LINEで連絡するメリットを覆せるほどの理由は考えられない。
それであれば、欠勤連絡はLINEを活用することをお勧めする。
業務の効率化を考えるであれば、こういった改善をすることが効果的なのだ。

 

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